Cómo hacer el seating plan de tu boda: paso a paso, sin dramas (y barato de montar)

Para hacer el seating plan de vuestra boda, esperad a tener las confirmaciones, agrupad a los invitados en pequeños grupos que ya se conocen y llenad las mesas de arriba abajo: primero vosotros, luego la familia más cercana y después todos los demás, dejando distancia entre quienes no se llevan bien. Con unos pósits o una hoja de cálculo basta. Enseñádselo a alguien de cada familia y pasad la versión final a un cartel grande en la entrada del banquete.

De verdad, no hay mucho más. Parece enorme porque es muy personal, pero en el fondo es un puzle con una docena de piezas que importan. El resto encaja casi solo.

Cuándo empezar con el seating plan

No demasiado pronto. Cada plano que hacéis antes de tener las respuestas acaba rehecho, y de ahí viene el agobio. Bodas.net recomienda llamar a los despistados y a los que dieron una respuesta dudosa como mínimo un mes antes de la boda (Bodas.net). La papelería Paperlust propone este calendario aproximado (Paperlust):

Cuándo	Qué hacer
6 a 8 semanas antes	Fecha límite para confirmar
5 a 6 semanas antes	Primer borrador con los confirmados
Unas 3 semanas antes	Cerrar el número de invitados y los últimos cambios
2 a 3 semanas antes	Los nombres definitivos van a imprenta o al cartel
Unas 2 semanas antes	El catering suele pedir la cifra final
La víspera o esa mañana	El seating llega al lugar del banquete

Si vais a escribir el plano a mano sobre un espejo o una pizarra, esas 2 o 3 semanas son vuestro límite. Un cambio de última hora en papel no es nada; en un espejo, es un rollo. En nuestro calendario DIY de la boda, mes a mes, veréis dónde encaja el seating con todo lo demás.

Paso 1: primero el salón y las mesas

Antes de escribir un solo nombre, pedid al restaurante o a la finca el plano del salón y preguntad qué mesas tienen. Dónde van la pista de baile, la barra, las puertas y los altavoces decide cuáles son las mesas buenas y cuál queda junto a la puerta de la cocina.

Luego, una cuenta sencilla: invitados entre plazas por mesa. En España lo habitual es la mesa redonda para diez invitados, aunque puede acoger entre ocho y doce, y en general se recomiendan entre 8 y 10 personas por mesa para que haya conversación (Bodas.net). Paperlust aconseja además dejar alrededor de un 10 % de margen en cada mesa. Ese pequeño hueco os salva cuando aparece un acompañante del que os habíais olvidado.

¿Mesas redondas o mesa imperial?

Las redondas son más fáciles de organizar. Cada mesa es un grupo, todos se ven y hablan con todos, y si movéis a alguien solo cambia una mesa.

Las mesas imperiales, esas mesas largas de estilo toscano, pueden albergar hasta unas 70 personas, frente a unas 30 en una rectangular normal (Bodas.net). Quedan preciosas y muy de fiesta, pero son más difíciles de sentar: ya no planificáis mesas, sino vecinos, porque cada uno habla sobre todo con los tres o cuatro que tiene alrededor. Pensad en bloques de unas seis personas a lo largo de la mesa.

Paso 2: agrupad a los invitados antes de sentarlos

Este es el paso que lo facilita todo. Repasad la lista de invitados y poned a cada uno dos etiquetas:

• Con quién viene. Parejas, familias con niños, una amiga con su acompañante. Esa unidad no se separa nunca.
• De qué os conoce. Amigos de la universidad, la familia de vuestra madre, el trabajo, el pueblo, los vecinos.

Así ya no estáis sentando a 150 personas, sino colocando unos 15 grupos. Muchos llenarán una mesa justa. Solo tendréis que pensar con los que sobran.

Paso 3: llenad las mesas de arriba abajo

1. Vosotros dos. Mesa presidencial, mesa solo para los dos o una mesa normal en un buen sitio. Todas son opciones normales.
2. Padres y abuelos. El protocolo dice que la mesa presidencial es para la pareja y sus padres, aunque hoy hay más opciones (Bodas.net). Si no van con vosotros, que estén lo más cerca posible.
3. Padrinos, hermanos y sus parejas. En vuestra mesa o justo al lado.
4. El resto, por grupos. Familia y amigos íntimos más cerca, compañeros de trabajo y amigos recientes más atrás.
5. Los sueltos. Con el grupo con el que más tengan en común, no en una mesa de "varios".

La herramienta más fácil sigue siendo un papel grande con el salón dibujado y un pósit por grupo, para mover a la gente con las manos. Una hoja de cálculo gratuita también vale: una fila por invitado y una columna con el número de mesa. Usad la que de verdad vayáis a abrir.

Las situaciones familiares delicadas

Esta es la parte que más preocupa, así que aquí va lo tranquilizador: casi todas las familias tienen alguna, y cada una tiene su solución de siempre.

Padres separados. Bodas.net lo dice claro: no es buena idea juntar a personas que no se llevan bien, aunque sea con buena intención. Si la mesa presidencial se complica, dad a cada uno su propia mesa, a la misma distancia de la vuestra, para que nadie parezca el favorito. Si el ambiente es tenso de verdad, ponedlos en lados opuestos del salón, fuera de la línea de visión directa (Paperlust).

Familiares o amigos enfadados. Paperlust propone como regla al menos dos mesas de distancia. Si podéis, sentad en cada una a un amigo común tranquilo que no haya tomado partido.

Los invitados que van solos. Evitad que acaben en una mesa llena de parejas (Bodas.net). Ponedlos con el grupo más simpático, al lado de alguien de confianza.

Los niños. Si hay suficientes niños mayores de 3 años, sentadlos juntos en una mesa; los menores de 3, con sus padres. Una mesa infantil con algún juego entre plato y plato funciona muy bien (Bodas.net).

Acompañantes que no conocéis. Siempre al lado de la persona con la que vienen. Parece obvio, y es el fallo que más incomoda.

Cuando creáis que está listo, enseñádselo a alguien de cada familia. En treinta segundos verán qué primo no se habla con qué prima.

¿Seating plan, sitting o las dos cosas?

En una boda española se suelen mezclar dos cosas. El seating plan indica en qué mesa se sienta cada invitado; el sitting o marcasitios indica el asiento concreto (Bodas.net). Con poco presupuesto, el seating basta: asignad la mesa y dejad que cada uno elija silla, que es justo uno de los consejos de Bodas.net.

Si queréis marcasitios, una etiqueta con el nombre atada a la servilleta hace de decoración a la vez. Es la idea de nuestra guía de servilletas con eucalipto.

Cómo exponer el seating plan sin gastar mucho

El cartel solo tiene que funcionar mientras la gente busca su mesa, así que no hace falta que sea caro.

Una lámina grande. Un póster de la copistería en un marco o sobre un caballete es lo más sencillo, y se reimprime en un momento si alguien cancela.

Un espejo. La opción que todo el mundo fotografía. El espejo NISSEDAL de IKEA, de 65 x 150 cm, cuesta 49,99 €, y nuestro seating plan en un espejo sale por unos 56 € con los rotuladores. Uno ya hecho de acrílico espejo dorado estaba en Etsy a 251,00 € cuando lo miramos (Etsy). Si ya habéis hecho un cartel de bienvenida en espejo, usad la misma letra para que parezcan un conjunto.

Números de mesa. Elijáis lo que elijáis, luego hay que encontrar la mesa 7. Un marco Amalfi de Action de 13 x 18 cm cuesta 0,99 €, y con nuestra guía de números de mesa os sale a unos 1,07 € por mesa. Veinte números de metacrilato con soporte cuestan 45,30 € en Amazon. Para el resto de la cartelería, mirad qué carteles DIY para la boda necesitáis de verdad.

Para que cualquier seating se lea bien

• Por orden alfabético de apellido, no por mesa. La gente busca su nombre, no su mesa. Una lista por mesas obliga a todos a leerlo todo.
• Letra grande. Se lee a unos pasos, entre gente y con una copa en la mano.
• Dos carteles si sois muchos. Una segunda copia al otro lado de la entrada evita el tapón.
• Que lo revise otra persona. Vosotros leeréis lo que queríais escribir, no lo que pone.

En resumen

Esperad a las confirmaciones, pedid el plano del salón, agrupad a los invitados por con quién vienen y de qué os conocen, y sentad de arriba abajo, con dos mesas entre los que están enfadados. Cerradlo unas tres semanas antes y exponedlo en una lámina, un espejo o lo que ya tengáis, con números de mesa sencillos en cada mesa. Nadie se acordará de dónde se sentó. Se acordarán de lo bien que lo pasaron en su mesa, y eso es justo lo que acabáis de preparar.